Sự Quan Trọng Của Last-mile Delivery Đối Với Quá Trình Vận Chuyển Hàng Hoá

LAST-MILE DELIVERY LÀ GÌ?

Last-mile Delivery, hay còn gọi là giao hàng chặng cuối, là bước từ điểm trung chuyển của nhà vận chuyển đến địa chỉ người nhận cuối cùng. Đây là đơn hàng được trực tiếp trao tay, vì thế chỉ một trục trặc nhỏ cũng có thể làm hỏng toàn bộ trải nghiệm mua sắm. 

Last-mile Delivery, không phải toàn bộ quá trình Logistics, mà chỉ là đoạn cuối sau khi đã hoàn thiện các bước gồm gom hàng, phân loại, chuyển tuyến ở các chặng trước, với các hình thức giao phổ biến như giao tận nhà, locker hoặc giao theo cửa sổ thời gian.

Trong thực tế, giao hàng chặng cuối có thể được thực hiện bởi nhiều mô hình khác nhau:

• Đội xe tự vận hành (In-house fleet): Các doanh nghiệp lớn (Tiki, Shopee, Amazon) tự xây dựng đội ngũ giao hàng riêng để kiểm soát hoàn toàn trải nghiệm khách hàng.
• Thuê ngoài (Outsourcing): Phổ biến nhất, các nhà bán hàng hợp tác với các công ty chuyển phát chuyên nghiệp (Giao Hàng Nhanh, J&T Express, Viettel Post…).
• Nền tảng giao hàng theo yêu cầu (On-demand/Gig economy): Sử dụng các nền tảng công nghệ kết nối với tài xế tự do (GrabExpress, Ahamove) cho các đơn hàng cần giao tức thì.

BA GIAI ĐOẠN TRONG QUÁ TRÌNH GIAO HÀNG

Trong toàn bộ quá trình vận chuyển, hàng hóa sẽ đi qua ba giai đoạn chính gồm First-mile, Middle-mile và Last-mile Delivery. Phần nội dung dưới đây sẽ chỉ rõ hơn về Last-mile Delivery cũng như tầm ảnh hưởng của giao vận chặng cuối.: 

2.1. Nhận bưu gửi (Chặng đầu – First-mile Delivery)

First mile là khâu đầu tiên với hoạt động chính là lấy hàng từ người bán (kho nhà bán, cửa hàng, nhà máy) và đưa về trung tâm gom hàng. Chức năng chính của First-mile là: 

• Lấy hàng đúng thời gian; xác nhận số kiện – trọng lượng – tình trạng của hàng hoá.
• Dán nhãn chuẩn theo mã đơn, mã tuyến nhằm tránh sai sót dữ liệu.
• Đưa về Hub để chuẩn bị cho chặng giữa.

Với các lô hàng có thông tin mô tả rõ ràng, chính xác thì sẽ được rút ngắn thời gian xử lý ở khâu phân loại và nhanh chóng chuyển vào Middle-mile.

2.2. Kết nối bưu gửi (Chặng giữa – Middle-mile Delivery)

Middle-mile là chặng trung chuyển kết nối giữa các Hub, kho (Line Haul) với nhau, thường bằng xe tải đường dài hoặc đường sắt, đường biển nội địa (tùy mạng lưới của quốc gia đó). Middle-mile có 3 nhiệm vụ chính, bao gồm: 

• Hợp nhất (Consolidation) đơn theo các tuyến và khu vực.
• Phân loại (Sortation) đơn hàng theo các quận, huyện hoặc nhóm điểm giao chung.
• Tối ưu chi phí và độ phủ trước khi chuyển sang giai đoạn Last-mile.

2.3. Giao bưu gửi (Chặng cuối – Last-mile Delivery)

Chặng cuối diễn ra khi đơn hàng bắt đầu rời hub cuối cùng để giao đến địa chỉ người nhận. Last-mile Delivery có vai trò cực kỳ quan trọng đối với toàn bộ quá trình vận chuyển như:  

• Lập tuyến giao tối ưu (Route Planning): các đơn được gom theo cụm địa lý rồi sắp xếp thứ tự ghé điểm để đi ít kilomet nhất mà vẫn kịp thời gian giao hàng. 
• Giao theo cửa sổ thời gian đã hẹn, có giờ giao dự kiến rõ ràng giúp khách chủ động lịch lấy hàng

(Ví dụ: Khách hàng chọn thời gian giao từ 10 – 12h. App ước tính ETA 10:40, đến 10:20 tài xế rời điểm trước, hệ thống cập nhật ETA 10:35 và gửi SMS cho khách.) 

• Tracking thời gian thực, xử lý các trường hợp ngoại lệ như khách vắng mặt, sai địa chỉ,… POD (Proof of Delivery) bằng chữ ký hoặc ảnh nhận hàng thực tế nhằm đảm bảo đơn hàng có tỉ lệ giao thành công cao nhất.  

QUY TRÌNH GIAO HÀNG LAST-MILE DELIVERY

Bước 1: Nhập đơn và chuẩn hóa thông tin

• Xác thực địa chỉ, số điện thoại và chuẩn hóa định dạng thông tin khách hàng theo một mẫu cố định. Ví dụ: Địa chỉ sẽ đặt theo thứ tự là số nhà – phường – quận – tỉnh. 
• Xác định các yêu cầu bắt buộc của đơn hàng như hàng dễ vỡ, hàng cồng kềnh, đơn có yêu cầu COD hay không và khung giờ nhận hàng. 

Bước 2: Gom tuyến và lập kế hoạch giao hàng (Route Planning)

• Gom đơn hàng có chung phạm vi, ví dụ trong bán kính 7 – 10km, cùng thuộc quận Ba Đình,… để giảm quãng đường di chuyển. 
• Ưu tiên giao trước các đơn hàng có tuyến có cửa sổ thời gian (Time Window), tức là các đơn hàng yêu cầu giao trong một khung giờ cụ thể (Ví dụ: Từ 9h đến 11h sáng), sau đó tới các tuyến linh hoạt.

Bước 3: Điều phối và xuất hàng

• Phân chia đều các tuyến cho tài xế và chuẩn bị đầy đủ các thiết bị, ứng dụng quét mã QR, Tracking đơn hàng và xếp đơn đúng tuyến lên xe. 
• Sắp xếp thời gian để xuất hàng khỏi hub theo từng đợt, tránh cùng thời điểm mà tất cả các tài xế đều tham gia nhận hàng gây ùn tắc.

Bước 4: Giao hàng và thông báo với khách

• Gọi điện hoặc gửi tin nhắn thông báo “đơn đang trên đường” cùng ETA. Đối với 1 số đơn vị giao hàng hiện nay tại Việt Nam, khách hàng có thể dễ dàng nhận thông báo ngay trên ứng dụng và được cập nhật theo hàng giờ. 
• Trong trường hợp giao hụt (khách vắng nhà, sai số điện thoại,…), tài xế sẽ chủ động đẩy hàng vào tuyến giao lại: gọi lại, xác nhận đơn và hẹn giao lại.

Bước 5: Xác nhận hoàn tất và thu tiền (nếu có COD)

• Thu COD đúng số tiền và đối soát ngay trên app.
• Lưu POD (chữ ký, ảnh nhận hàng) và đồng bộ trạng thái “Hoàn tất giao hàng” để kết sổ.

Bước 6: Xử lý hoàn và đổi trả

• Đối với các đơn hàng hoàn trả, đơn sẽ được dán mã hoàn mới và gom trả về Hub hoặc điểm nhận mà người bán chỉ định.
• Tương tự với các bước trong Last-mile Delivery, đơn hàng sẽ được giữ liên hệ với người bán để tối ưu địa chỉ, thời gian đổi và thực hiện hoàn và đổi trả như bình thường. 

NHỮNG THÁCH THỨC LỚN CỦA GIAO HÀNG CHẶNG CUỐI

4.1. Chi phí cao

Last-mile Delivery là chặng tốn kém nhất, có thể chiếm tới 53% tổng chi phí vận chuyển do phải giao nhiều đơn hàng nhỏ lẻ đến các địa chỉ phân tán.

4.2. Sự phức tạp trong quản lý tuyến đường

Tối ưu hóa lộ trình cho hàng trăm điểm giao mỗi ngày để tiết kiệm thời gian và nhiên liệu là một bài toán khó, đặc biệt trong điều kiện giao thông đô thị.

4.3. Kỳ vọng ngày càng cao của khách hàng

Người mua muốn giao hàng nhanh hơn (trong ngày, thậm chí trong vài giờ), miễn phí và có thể theo dõi đơn hàng theo thời gian thực.

4.4. Tỷ lệ giao hàng thất bại

Các vấn đề như khách không có nhà, sai địa chỉ, không liên lạc được,… buộc phải giao lại, làm tăng chi phí và ảnh hưởng đến hiệu quả.

GIAO HÀNG CHẶNG CUỐI QUAN TRỌNG THẾ NÀO VỚI NGƯỜI TIÊU DÙNG?

Last-mile Delivery được coi là quan trọng nhất vì đây là khoảnh khắc mà người bán đáp ứng được kỳ vọng của khách hàng như giao đúng món, đúng giờ và đúng quy cách. Toàn bộ nỗ lực trong dây chuyền Marketing – Bán hàng – Vận hành trước đó có thể được quyết định ở đây.

Ở vị trí của khách hàng, họ sẽ không có nhu cầu để ý đến quá trình hàng hoá của mình phải trải qua có đủ các bước, đúng thứ tự hay không.

Họ chỉ cần biết khi đơn hàng được giao tận tay, thì đơn hàng ở chặng Last-mile Delivery này phải đáp ứng đủ 4 yếu tố sau:  

• Thời gian giao đúng hẹn: Khách nhớ số lần giao muộn hơn bất kỳ cột mốc kho bãi nào trước đó. Nếu đơn hàng giao đúng hạn, khách hàng sẽ có cái nhìn tốt hơn về cả người bán và đơn vị vận chuyển. 
• Tính minh bạch: Đơn hàng có tracking thời gian thực và ETA rõ ràng sẽ giúp khách hàng chủ động nhận đơn khi có thông báo. 
• Sự tiện lợi: Nhiều lựa chọn nhận hàng: giao tận nhà, nhận tại locker, hoặc nhận ở cửa hàng sẽ giúp người mua linh hoạt sắp xếp theo lịch cá nhân.
• Hậu mãi tức thì: Khách hàng sẽ quay lại sử dụng dịch vụ khi họ được kiểm tra POD minh bạch, có thu COD nhanh gọn, và hàng đổi trả xử lý trơn tru. 

Last-mile Delivery không chỉ là bước cuối của hành trình giao hàng mà còn là khoảnh khắc thương hiệu chạm tay khách hàng, giúp trải nghiệm mua sắm được nâng tầm chất lượng. 

Và nếu bạn cần một đối tác vận chuyển tin cậy gửi hàng đi Đài Loan, Hàn Quốc, Malaysia và Singapore, Jetbird Express cam kết thực hiện một cách chuyên nghiệp và tận tâm nhất.

Liên hệ ngay qua Hotline 0856.77.33.55 hoặc Email Jetbird.express@gmail.com để chúng tôi hoàn thiện trải nghiệm cho bưu phẩm của bạn!

Hữu Thịnh

Tôi là Hữu Thịnh, chuyên gia Logistics, hiện giữ vị trí Sale Manager tại Jetbird Express với 10 năm kinh nghiệm. Tôi đồng hành cùng khách hàng trong việc tư vấn giải pháp vận chuyển quốc tế và hỗ trợ chứng từ - hải quan.

Tác giả

Hữu Thịnh