Hướng Dẫn Cách Khai Báo AMS, ENS, AFR Cho Doanh Nghiệp XNK

AMS, ENS, AFR là các thủ tục khai báo hải quan điện tử bắt buộc đối với hàng hóa xuất nhập khẩu quốc tế. 

Trong đó, AMS (Automated Manifest System) áp dụng cho hàng hóa nhập khẩu vào Hoa Kỳ, ENS (Entry Summary Declaration) áp dụng tại Liên minh Châu Âu và AFR (Advance Filing Rules) dành cho hàng nhập khẩu vào Nhật Bản. 

Việc khai báo đúng và đầy đủ phí AMS, ENS, AFR không chỉ giúp hàng hóa thông quan thuận lợi, tránh chậm trễ hay phát sinh chi phí, mà còn là yêu cầu bắt buộc để doanh nghiệp xuất nhập khẩu duy trì uy tín với đối tác quốc tế.

AMS, ENS, AFR LÀ GÌ?

Để hiểu rõ hơn về đặc điểm và vai trò của từng loại hình, hãy cùng tìm hiểu chi tiết khái niệm AMS, ENS và AFR dưới đây.

Ams Là Gì Trong Xuất Nhập Khẩu?

AMS (Automated Manifest System) là hệ thống khai báo tự động bắt buộc do Cơ quan Hải quan và Biên phòng Hoa Kỳ (CBP) triển khai, áp dụng cho tất cả container chở hàng xuất khẩu hoặc quá cảnh qua lãnh thổ Mỹ.

Phí AMS là khoản phí dịch vụ mà người xuất khẩu phải trả cho hãng tàu hoặc Forwarder nhằm đảm bảo việc khai báo được thực hiện đúng yêu cầu của CBP trước khi hàng hóa đến Mỹ:

• Đối với Master Bill of Lading, hãng tàu hoặc hãng hàng không sẽ trực tiếp thực hiện khai báo AMS.
• Đối với House Bill of Lading, các công ty Forwarder hoặc Booking Agent sẽ đảm nhận việc khai báo AMS.

ENS Là Gì?

ENS (Entry Summary Declaration) là bản khai báo an ninh sơ bộ bắt buộc trong logistics quốc tế, được thực hiện trước khi hàng hóa được vận chuyển hoặc nhập khẩu vào Liên minh châu Âu (EU).

Quy định về ENS được EU yêu cầu áp dụng cho tất cả các container hàng được chuyển tải tại cảng thuộc EU cũng như cho mọi container có cảng đích (POD) nằm trong EU.

Theo quy định mới nhất của Hệ thống Kiểm soát Nhập khẩu 2 (ICS2), trách nhiệm khai báo ENS được áp dụng cho nhiều bên trong chuỗi cung ứng. Theo đó, hãng tàu sẽ nộp dữ liệu Master Bill of Lading và công ty giao nhận (Forwarder) có nghĩa vụ nộp dữ liệu House Bill of Lading trực tiếp cho hải quan EU 

Sau khi nhận được khai báo, hải quan EU sẽ đánh giá rủi ro và gửi lại một trong các phản hồi chính sau:

• Assessment Complete: Đánh giá hoàn tất (cho phép xếp hàng).
• Request for Information (RFI): Yêu cầu bổ sung thông tin.
• Do Not Load (DNL): Không được xếp hàng.

Nếu khai báo trễ hoặc quên khai báo, hải quan EU sẽ xử phạt nghiêm ngặt, có thể lên đến vài nghìn Euro mỗi lô hàng.

AFR Là Gì?

AFR (Advance Filing Rules) là quy định khai báo trước Manifest điện tử cho hàng hóa xuất khẩu sang Nhật Bản. 

Trong Logistics, khai AFR là việc doanh nghiệp hoặc đơn vị vận tải nộp thông tin lô hàng lên hệ thống Hải quan Nhật Bản ít nhất 24h trước khi phương tiện vận chuyển khởi hành để vào cảng hoặc sân bay tại Nhật.

Phí AFR được thu bởi hãng vận chuyển hoặc hãng tàu để thực hiện việc truyền dữ liệu Manifest đến Hải quan Nhật Bản. Trong quy trình này có 2 nhóm đối tượng chính tham gia khai báo:

• Hãng vận chuyển (Carrier): Khai báo theo Master Bill of Lading (MBL).
• Công ty giao nhận (Forwarder/NVOCC): Khai báo theo House Bill of Lading (HBL) nếu được doanh nghiệp xuất khẩu thuê dịch vụ.

VÌ SAO KHAI BÁO AMS/ENS/AFR QUAN TRỌNG?

Khai báo AMS/ENS/AFR không chỉ là thủ tục bắt buộc mà còn đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo an ninh, tuân thủ pháp lý và nâng cao hiệu quả Logistics cho doanh nghiệp XNK. Dưới đây là những lý do quan trọng:

• Đảm bảo an ninh và phòng chống buôn lậu/khủng bố: Các hệ thống AMS, ENS và AFR được triển khai nhằm kiểm soát hàng hóa trước khi vào lãnh thổ, phát hiện sớm các nguy cơ liên quan đến buôn lậu, khủng bố và vi phạm an toàn.
• Tuân thủ quy định pháp lý: Đây là yêu cầu bắt buộc từ cơ quan hải quan của các nước nhập khẩu (Mỹ, Khối EU, Nhật Bản). Việc tuân thủ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro vi phạm pháp luật quốc tế và các chế tài nghiêm khắc.
• Nâng cao hiệu quả logistics: Nhờ khai báo sớm và chính xác, hải quan có thể đánh giá rủi ro nhanh chóng, giúp lô hàng được thông quan thuận lợi, giảm thiểu thời gian chờ đợi và chi phí lưu bãi. 
• Hạn chế rủi ro: Nếu không thực hiện khai báo đúng hạn hoặc khai sai, doanh nghiệp có thể bị phạt nặng, bị giữ hàng tại cảng hoặc thậm chí bị từ chối vận chuyển. Những sự cố này không chỉ làm tăng chi phí mà còn gây gián đoạn chuỗi cung ứng.
• Xây dựng uy tín doanh nghiệp: Tuân thủ đầy đủ quy định khai báo không chỉ khẳng định sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp mà còn củng cố niềm tin với đối tác và cơ quan hải quan, đặc biệt quan trọng trong các giao dịch quốc tế có sử dụng thư tín dụng (L/C).

QUY TRÌNH KHAI BÁO AMS/ENS/AFR

Khai báo trước khi hàng đến (Pre-Arrival Filing) là thủ tục bắt buộc khi xuất khẩu hàng hóa sang Mỹ (AMS), EU (ENS – ICS2) và Nhật Bản (AFR). Quy trình các bước như sau:

Bước 1: Chuẩn bị thông tin lô hàng

Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ và chính xác các thông tin sau:

• Người gửi hàng (Shipper), người nhận hàng (Consignee), người được thông báo (Notify Party).
• Mô tả chi tiết hàng hóa, mã HS code, số lượng, trọng lượng.
• Số container, số seal, số vận đơn (Master B/L và House B/L).
• Tên tàu, số chuyến, cảng xếp hàng (POL) và cảng đích (POD).

Lưu ý: AFR (Nhật Bản) yêu cầu mô tả hàng hóa cụ thể, không chấp nhận các mô tả chung chung như “General Cargo” hoặc “Freight of all kinds”. 

Bước 2: Thời điểm khai báo

Thời điểm khai báo là yếu tố sống còn để tránh bị phạt hoặc từ chối nhập cảnh:

• AMS (Mỹ): Ít nhất 24 giờ trước khi hàng được xếp lên tàu tại cảng xếp hàng.
• ENS (EU): Ít nhất 24 giờ trước khi hàng được xếp lên tàu tại cảng xuất.
• AFR (Nhật Bản): Ít nhất 24 giờ trước khi tàu rời cảng xếp hàng

Bước 3: Gửi thông tin lên hệ thống khai báo

Thông tin được gửi qua hệ thống điện tử của hải quan nước nhập khẩu, thường thông qua:

• Hãng tàu đối với Master B/L.
• Forwarder hoặc NVOCC đối với House B/L.

Bước 4: Nhận phản hồi từ cơ quan hải quan

Sau khi khai báo, hệ thống sẽ phản hồi:

• Accepted: Hồ sơ hợp lệ, lô hàng được phép xếp lên tàu.
• Rejected: Hồ sơ sai hoặc thiếu, cần chỉnh sửa và khai báo lại.

Bước 5: Lưu trữ hồ sơ và theo dõi lô hàng

Doanh nghiệp cần lưu trữ hồ sơ khai báo để đáp ứng quy định của từng quốc gia, cụ thể: CBP Mỹ yêu cầu lưu trong 5 năm, EU trong 3 năm và Nhật Bản là 5 năm. 

Đồng thời, việc theo sát tình trạng phản hồi từ hải quan là rất quan trọng nhằm tránh nguy cơ hàng bị giữ tại cảng, chậm thông quan hoặc phát sinh thêm chi phí lưu kho, lưu bãi không đáng có.

Việc khai báo AMS, ENS, AFR không chỉ là yêu cầu bắt buộc của các cơ quan hải quan mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo an ninh chuỗi cung ứng, rút ngắn thời gian thông quan và giảm thiểu rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu.

Nếu bạn đang tìm đối tác gửi hàng quốc tế uy tín, Jetbird Express là lựa chọn đáng tin cậy. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ vận chuyển nhanh chóng, an toàn đến Đài Loan, Hàn Quốc, Malaysia và Singapore. 

Liên hệ ngay 0856.77.33.55 hoặc email Jetbird.express@gmail.com để được tư vấn gửi hàng và báo giá chi tiết nhất.

Hữu Thịnh

Tôi là Hữu Thịnh, chuyên gia Logistics, hiện giữ vị trí Sale Manager tại Jetbird Express với 10 năm kinh nghiệm. Tôi đồng hành cùng khách hàng trong việc tư vấn giải pháp vận chuyển quốc tế và hỗ trợ chứng từ - hải quan.

Tác giả

Hữu Thịnh