House Air Waybill (HAWB) Là Gì? Vai Trò Của House Air Waybill Trong Logisitcs

KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ CỦA HOUSE AIR WAYBILL (HAWB)

Trong vận chuyển hàng không quốc tế, House Air Waybill (HAWB) là một trong những chứng từ quan trọng nhất mà doanh nghiệp cần hiểu rõ khi làm việc với đơn vị giao nhận (Freight Forwarder).

Nếu Master Air Waybill (MAWB) được hãng hàng không phát hành cho toàn bộ lô hàng, thì HAWB là vận đơn “con” được Forwarder phát hành cho từng chủ hàng cụ thể để phân biệt từng mục hàng hoá.

HAWB ghi rõ tên người gửi (Shipper) và người nhận (Consignee) thực tế, đi kèm thông tin hàng hóa, trọng lượng, số kiện, hành trình bay và các điều kiện vận chuyển.

Nói cách khác, đây là loại chứng từ thể hiện mối quan hệ giữa chủ hàng và đơn vị giao nhận, không phải giữa đơn vị giao nhận và hãng bay.

Với đặc thù thương mại toàn cầu, đặc biệt trong các lô Consolidation (Hàng gom) – nhiều lô nhỏ được ghép chung một chuyến bay, HAWB giúp từng chủ hàng có bộ chứng từ riêng phục vụ thông quan, thanh toán và đối chiếu dễ dàng.

Ý NGHĨA VÀ CÁCH SỬ DỤNG THỰC TẾ CỦA HAWB

HAWB không chỉ là tờ giấy chứng nhận lô hàng đang trên đường bay, mà nó còn mang giá trị pháp lý và nghiệp vụ trong suốt quy trình Logistics.

Để hiểu đầy đủ, cần nhìn từ hai góc độ: chức năng chung của vận đơn hàng không và chức năng riêng của HAWB.

CHỨC NĂNG CỦA VẬN ĐƠN HÀNG KHÔNG (AWB, HAWB)

Một vận đơn hàng không, dù là MAWB hay HAWB, luôn đảm nhiệm bốn vai trò chính:

• Là bằng chứng hợp đồng vận chuyển giữa người gửi và đơn vị vận tải.
• Là biên lai giao hàng xác nhận hàng đã được hãng hoặc forwarder tiếp nhận.
• Là chứng từ khai báo hải quan, dùng để đối chiếu với bộ chứng từ thương mại (Commercial Invoice, Packing List).
• Là cơ sở tra cứu, theo dõi và giải quyết khiếu nại nếu phát sinh mất mát, hư hỏng hoặc sai lệch.

HOUSE AIR WAYBILL TRONG THỰC TẾ

Trong thực tế vận hành, House Air Waybill là loại chứng từ được sử dụng nhiều nhất bởi các chủ hàng xuất khẩu nhỏ và vừa, những doanh nghiệp ghép lô hoặc hàng thường xuyên đi các tuyến châu Á.

• Ở đầu đi, Freight Forwarder phát hành HAWB sau khi nhận hàng, xác nhận các thông tin như số kiện, trọng lượng, loại hàng và hành trình dự kiến.
• Ở đầu đến, đại lý hoặc đối tác của Freight Forwarder căn cứ vào HAWB để thông báo hàng đến, đối chiếu dữ liệu, làm thủ tục nhập khẩu và giao hàng cuối.
• Khi có sai lệch về dữ liệu, HAWB là chứng từ được đối chiếu đầu tiên để xác định lỗi phát sinh từ chủ hàng hay đơn vị xử lý.

Nhờ cấu trúc tách biệt giữa MAWB và HAWB, các Freight Forwarder có thể gom hàng nhiều chủ khác nhau mà vẫn đảm bảo từng khách có bộ chứng từ riêng để làm việc độc lập, giúp các lô Consol đi tuyến có tần suất cao dễ dàng vận chuyển. 

Hãy tưởng tượng một chủ shop thời trang ở TP.HCM muốn gửi 5 thùng hàng cho một đối tác ở Singapore. Đồng thời, một công ty khác cũng cần gửi 10 kiện linh kiện điện tử đến Singapore.

Thay vì mỗi bên tự book một chuyến bay riêng lẻ rất tốn kém, họ cùng sử dụng dịch vụ của một Freight Forwarder.

• Freight Forwarder sẽ phát hành HAWB A cho chủ shop thời trang và HAWB B cho công ty linh kiện.
• Sau đó, họ gom chung 15 kiện hàng này lại, làm việc với hãng bay và nhận về một MAWB duy nhất cho cả lô hàng.

Bằng cách này, HAWB đóng vai trò như một “vé cá nhân” trong một “chuyến xe buýt” lớn, đảm bảo mỗi người đều có chứng từ riêng của mình.

THÀNH PHẦN THÔNG TIN VÀ CÁC THUẬT NGỮ THƯỜNG XUẤT HIỆN TRÊN HAWB

Một bản HAWB tiêu chuẩn thường bao gồm đầy đủ các mục sau, tùy theo mẫu biểu của từng hãng hoặc Freight Forwarder.

Việc đọc hiểu đúng từng trường thông tin sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro trong khâu kiểm tra, khai báo và xử lý chậm trễ.

• Shipper (Người gửi hàng): Là chủ hàng thực tế đứng tên trên hóa đơn thương mại.
• Consignee (Người nhận hàng): Là người nhận cuối cùng hoặc đại lý được ủy quyền.
• Airport of Departure/Destination: Sân bay đi và đến của lô hàng.
• Flight/Routing: Mã chuyến bay, tuyến đường vận chuyển và hãng bay.
• No. of Pieces/Gross Weight/Chargeable Weight: Số kiện, trọng lượng thực tế và trọng lượng tính cước.
• Commodity Description: Tên hàng hoá, và luôn cần khớp với Invoice và Packing List.
• Declared Value for Carriage: Giá trị hàng hóa khai báo để tính giới hạn trách nhiệm bồi thường nếu có sự cố.
• Handling Information: Ghi chú về điều kiện bảo quản, ví dụ như hàng lạnh, pin lithium, hàng nguy hiểm hoặc yêu cầu đặc biệt.
• Signature of Shipper/Agent: Chữ ký xác nhận của bên giao nhận, đóng vai trò pháp lý để vận đơn có hiệu lực.

Ngoài ra, nhiều HAWB hiện nay có thêm mã vạch (Barcode) để tra cứu nhanh trạng thái hàng trên hệ thống của Forwarder, giúp theo dõi hành trình và thời gian giao nhận chính xác hơn. 

Lưu ý: Bạn cần luôn đảm bảo thông tin trên HAWB (đặc biệt là mục Tên hàng hóa, số kiện, trọng lượng) phải khớp 100% với thông tin trên Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) và Phiếu đóng gói (Packing List). 

Bất kỳ sự sai lệch nào, dù là nhỏ nhất, cũng là nguyên nhân hàng đầu khiến lô hàng bị hải quan giữ lại để kiểm tra, gây chậm trễ và phát sinh chi phí.

PHÂN TÍCH ĐIỂM KHÁC BIỆT GIỮA MAWB VÀ HAWB

Trong cùng một lô Consol, MAWB và HAWB tồn tại song song và gắn chặt với nhau. Tuy nhiên, hiểu nhầm vai trò của từng loại là nguyên nhân phổ biến khiến dữ liệu bị trễ hoặc sai lệch khi khai báo.

Master Air Waybill (MAWB)

MAWB do hãng hàng không hoặc đại lý IATA phát hành, thể hiện hành trình bay tổng của cả lô consol. Người gửi và người nhận ghi trên MAWB thường là các Forwarder hoặc đại lý của họ ở hai đầu tuyến.

MAWB được dùng để làm việc với hãng bay, kho hàng không và cơ quan hải quan ở cấp độ lô hàng tổng. Đây là vận đơn chủ dùng để tra cứu lịch bay, cập nhật ETA/ETD và là căn cứ để xác định trách nhiệm giữa hãng và Forwarder nếu có sự cố.

House Air Waybill (HAWB)

Ngược lại, House Air Waybill là vận đơn lẻ nhằm mô tả chi tiết từng lô hàng trong cùng chuyến. Forwarder phát hành HAWB cho từng chủ hàng, mỗi số HAWB tương ứng với một lô hàng độc lập.

HAWB thể hiện đầy đủ thông tin của chủ hàng thực tế, đi kèm bộ chứng từ thương mại để làm thông quan và giao hàng. Nhờ vậy, dù cùng nằm trong một MAWB, từng chủ hàng vẫn có thể xử lý hồ sơ riêng mà không ảnh hưởng đến các lô khác.

House Air Waybill (HAWB) chính là lớp vận đơn kết nối trực tiếp giữa doanh nghiệp và đơn vị giao nhận, đảm bảo mỗi lô hàng được theo dõi, khai báo và xử lý riêng biệt ngay cả khi đi chung một chuyến bay. 

Nhờ hiểu rõ cấu trúc, chức năng và sự khác biệt giữa HAWB và MAWB, doanh nghiệp hạn chế sai lệch chứng từ, rút ngắn thời gian thông quan và duy trì ETA ổn định trong các tuyến vận chuyển hàng hóa quốc tế.

Nếu bạn đang chuẩn bị các lô hàng đi Đài Loan, Hàn Quốc, Malaysia hoặc Singapore và muốn đảm bảo quy trình chứng từ HAWB – MAWB được xử lý chính xác, hãy để Jetbird Express là đối tác đồng hành trên chặng đường vận chuyển sắp tới.

Đừng ngần ngại liên hệ chúng tôi qua Hotline: 0856.77.33.55 cùng Email: Jetbird.express@gmail.com để nhận được sự chăm sóc tận tình nhất!

Hữu Thịnh

Tôi là Hữu Thịnh, chuyên gia Logistics, hiện giữ vị trí Sale Manager tại Jetbird Express với 10 năm kinh nghiệm. Tôi đồng hành cùng khách hàng trong việc tư vấn giải pháp vận chuyển quốc tế và hỗ trợ chứng từ - hải quan.

Tác giả

Hữu Thịnh