IATA Là Gì? Vai Trò & Quy Định Của IATA Trong Logistics Hàng Không

IATA LÀ GÌ?

IATA là viết tắt của International Air Transport Association, được định nghĩa là Hiệp hội Vận tải Hàng không Quốc tế, nơi quy tụ các hãng bay và các bên trong chuỗi cung ứng hàng không. 

Nhiệm vụ của IATA là thúc đẩy sự hài hòa tiêu chuẩn, đảm bảo an toàn và hiệu quả vận hành, đồng thời hỗ trợ thương mại hàng không phát triển lành mạnh. 

Với mảng hàng hóa, IATA xuất bản các bộ quy định và cẩm nang để doanh nghiệp biết vận chuyển mặt hàng nào, đóng gói ra sao, ghi nhãn thế nào và cần những chứng từ gì. Nhờ vậy, lô hàng của các doanh nghiệp có thể di chuyển qua nhiều sân bay, nhiều hãng bay mà quy trình vẫn nhất quán.

IATA VÀ ICAO KHÁC NHAU NHƯ THẾ NÀO?

Cả IATA và ICAO đều gắn liền với hàng không, nhưng thực chất lại có vai trò rất khác:

• IATA là hiệp hội cấp ngành. IATA ban hành tiêu chuẩn khai thác và thương mại mà doanh nghiệp dùng hằng ngày, ví dụ: Dangerous Goods Regulations cho hàng nguy hiểm, ULD Regulations cho thiết bị Unit Load Device, e-AWB và e-freight cho số hóa chứng từ, TACT cho dữ liệu giá tham chiếu,…
• ICAO là tổ chức liên chính phủ. ICAO thiết lập khung quy chuẩn an toàn bay cấp nhà nước. Có thể hiểu một cách đơn giản, ICAO là khung luật, còn IATA là quy trình vận hành chi tiết mà hãng bay, kho hàng và đơn vị Logistics áp dụng trực tiếp

Nhờ phân vai rõ ràng, doanh nghiệp dễ tra cứu: Nếu cần quy trình vận hành cụ thể thì tìm IATA, còn các vấn đề quy định cấp quốc gia thì tham chiếu ICAO.

VÌ SAO IATA QUAN TRỌNG VỚI ĐƠN VỊ LOGISTICS?

Dưới góc độ vận hành lô hàng, IATA giúp đơn vị đảm bảo được ba việc lớn: tính an toàn, độ hiệu quả và tính minh bạch: 

• Chuẩn an toàn và tuân thủ: IATA đảm bảo phân chia các mục an toàn cho hàng hoá vận chuyển hàng không gồm: 

• DGR (Dangerous Goods Regulations): phân loại, đóng gói, dán nhãn, giới hạn số lượng cho pin lithium, hóa chất, đá khô.
• LAR (Live Animals Regulations) cho động vật sống, PCR (Perishable Cargo Regulations) cho hàng mau hỏng và TCR (Temperature Control Regulations) cho hàng cần kiểm soát nhiệt độ.
• ULD Regulations và ULD Technical Manual cho việc chọn Container hoặc Pallet ULD, kiểm tra hư hỏng, kiểm soát tải.

• Hiệu quả vận hành và số hóa: đảm bảo hệ thống chứng từ, giấy tờ và quy trình

• e-AWB và e-Freight giảm giấy tờ, rút ngắn thời gian xử lý.

• CASS và BSP giúp đối soát và thanh toán chuẩn hóa giữa hãng và đại lý.

• Minh bạch giá và dữ liệu: TACT rates là bộ dữ liệu tham chiếu thị trường, hỗ trợ báo giá và so sánh tuyến rõ ràng và chi tiết.

IATA TRONG VẬN TẢI HÀNG KHÔNG

Các Mã Và Công Cụ Được Sử Dụng Thường Xuyên Trong IATA

• IATA code: bao gồm mã ba chữ cái của sân bay và mã hai chữ cái của hãng bay. Thông thường, tiền tố số AWB 3 chữ số (AWB prefix) cũng được ứng dụng theo IATA. Sử dụng đúng mã IATA sẽ hạn chế nhầm tuyến và nhầm hãng.
• Tiamic: Đây là cơ sở dữ liệu cốt lõi về các yêu cầu nhập cảnh dành cho hành khách. Trong lĩnh vực hàng hóa, nó có thể được tham chiếu trong các trường hợp đặc biệt như khi có người đi kèm lô hàng (ví dụ: chuyên gia áp tải động vật sống).
• TACT: là dữ liệu giá tham chiếu theo tuyến.
• CASS và BSP: đây là hai nền tảng đối soát và thanh toán, giúp giảm sai sót thủ công.

Quy Trình Air Freight Theo Chuẩn IATA

Bước 1. Booking và đánh giá an toàn
Sau khi xác định tuyến, thời gian dự kiến khởi hành và đến, cut-off, số kiện, kích thước, mô tả hàng, các mặt hàng sẽ được kiểm tra sớm theo DGR, LAR, PCR và TCR để biết có thể vận chuyển hay không, cần nhãn gì và giới hạn ra sao.

Bước 2. Chứng từ và dữ liệu
Khi hàng hoá đã được đặt chỗ thành công và có thời gian vận chuyển phù hợp, doanh nghiệp cần chuẩn bị e-AWB hoặc AWB giấy, Commercial Invoice, Packing List, Shipper’s Declaration for Dangerous Goods (nếu là hàng nguy hiểm) hoặc SDS nếu cần. 

Đặc biệt, doanh nghiệp phải bảo đảm tên hàng, số kiện, trọng lượng, kích thước khớp giữa nhãn ngoài, AWB và bộ chứng từ thương mại. IATA code cần gắn chính xác cho sân bay đi và đến, đúng tiền tố số AWB của hãng.

Bước 3. Giao nhận tại kho và ULD
Đơn hàng cần được giao trước Cut-Off, cân đo lại để xác nhận cân nặng tính cước, sau đó thực hiện soi chiếu an ninh và sắp xếp vào ULD container như LD3 AKE hoặc ULD pallet như LD7 PMC, theo ULD Regulations về Contour, tải tối đa và kiểm tra hư hỏng.

Bước 4. Theo dõi chuyến và đầu đến
Khi hàng hóa bắt đầu được vận chuyển, doanh nghiệp nên theo dõi các mốc cất cánh và hạ cánh để chủ động thông báo đến khách hàng. Với các hàng hóa cần kiểm soát nhiệt độ hoặc động vật sống, hướng dẫn trong TCR, PCR hoặc LAR là tài liệu đối chiếu cần thiết. 

Tóm lại, IATA chính là “bộ khung” để đơn vị Logistics thực hiện quy trình “đi cho đúng và đi cho nhanh”. Khi doanh nghiệp dựa vào DGR, ULDR, e-AWB, TACT và các công cụ mã hóa của IATA, quy trình vận chuyển hàng không sẽ nhất quán hơn, ít phát sinh và dễ dự đoán thời gian chính xác.

Cùng vớii kinh nghiệm trong lĩnh vực logistics quốc tế, Jetbird Express cung cấp giải pháp vận chuyển tối ưu cho cá nhân và doanh nghiệp nhỏ đến các thị trường như Malaysia, Đài Loan, Singapore và Hàn Quốc.

Liên hệ ngay 0856.77.33.55 hoặc email Jetbird.express@gmail.com để được hỗ trợ tư vấn, kiểm tra lô hàng và nhận báo giá chi tiết nhất.

Hữu Thịnh

Tôi là Hữu Thịnh, chuyên gia Logistics, hiện giữ vị trí Sale Manager tại Jetbird Express với 10 năm kinh nghiệm. Tôi đồng hành cùng khách hàng trong việc tư vấn giải pháp vận chuyển quốc tế và hỗ trợ chứng từ - hải quan.

Tác giả

Hữu Thịnh